Dans de nombreuses organisations, des dizaines d'applications non déclarées circulent, dispersant des données critiques à travers divers services. Les accès obsolètes qui ne sont jamais révoqués et les factures qui s'accumulent posent de sérieux problèmes de cybersécurité, de productivité et de budget. Ce manque de maîtrise du cycle de vie de la donnée a également des répercussions en termes de conformité RGPD dès lors qu’il concerne des données personnelles.
Les raisons de ces dérapages sont multiples. Du côté des métiers, l'adoption spontanée de solutions rapides, souvent sans l'aval des départements IT ou du DPO, entraîne une perte de contrôle sur les données et données personnelles. Les processus IT et juridiques lents et les ressources limitées exacerbent ce problème, rendant le contrôle et l'audit des outils et solutions déployés presque impossibles. Ce manque de contrôle induit souvent des anomalies alarmantes. Les plus classiques sont souvent :
des abonnements dont le nombre de licences n’est plus adapté à la réalité ;
des dossiers partagés à plusieurs membres de l’équipe n’ayant pas le « besoin d’en connaître »
des droits d'administration toujours actifs pour d’anciens salariés ;
des sauvegardes jamais testées
La difficulté particulière du combat contre le Shadow IT est que les intentions des utilisateurs sont souvent louables. En outre, la multiplication des outils Saas à petits prix entraînent une multiplication des sources de risques. Pour naviguer cet état de fait complexe, des solutions pragmatiques (et conformes au RGPD) existent :
Cartographier les solutions déployées est une première étape pour reprendre la situation en main. La cartographie précise de toutes les applications utilisées, l'évaluation des risques liés à chaque outil du point de vue de la protection des données, la priorisation des actions correctives, et la responsabilisation des équipes sur les enjeux du RGPD.
Il est ensuite intéressant d’encadrer et réguler de manière constructive le recours aux nouvelles solutions. Il est par exemple possible de développer un catalogue d'applications validées par les services IT et juridiques, simplifier les processus d'approbation pour intégrer rapidement des outils sécurisés, former les utilisateurs aux risques liés à la protection des données, et instaurer un monitoring intelligent pour détecter toute utilisation non conforme des données personnelles.
Enfin, afin de rendre pérennes ces efforts, il est intéressant de mettre en place une revue des besoins périodique afin de précéder le recours au Shadow IT des utilisateurs en leur proposant des solutions adaptées à leur besoin opérationnels.
La gestion efficace du Shadow IT dans le respect du RGPD ne consiste pas à éliminer l'innovation spontanée, mais à la canaliser de manière sécurisée et réglementée. Adopter une approche ouverte mais strictement encadrée permet aux entreprises de sécuriser leur environnement numérique tout en favorisant une culture d'innovation responsable et conforme aux normes de protection des données personnelles. Ces quelques propositions sont des étapes à adapter selon les besoins de la structure. En effet, la réalité du shadow IT en 2025 est souvent plus complexe qu'il n'y paraît, et les implications pour la conformité RGPD sont significatives.
