En 2024, quatre associations ont été sanctionnées par la CNIL pour des manquements aux obligations imposées par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Ces sanctions étaient notamment liées à :
- Un manque d'information et de transparence dans le cadre de campagnes de prospection politique.
- L'absence de base légale pour le traitement de données personnelles.
- Un défaut de coopération avec la CNIL, notamment lors des investigations.
- Le non-respect du droit d'accès des personnes concernées.
Le RGPD ne concerne pas uniquement les grandes entreprises. Le rôle clé des associations dans notre société – intervenant dans des domaines variés et touchant un public très large – implique une gestion exemplaire des données personnelles qu'elles collectent et traitent. Ces données, qu’il s’agisse d’adhérents, de donateurs, de bénévoles ou de bénéficiaires, doivent être protégées et utilisées dans un cadre légal clair.
Voici une feuille de route en six étapes essentielles pour accompagner les associations de toutes tailles dans leur démarche de conformité :
1- Désigner un responsable dédié
Identifiez une personne, en interne ou en externe, qui aura la charge de la mise en conformité. Cette personne doit avoir une appétence pour les questions juridiques et techniques, ainsi que les moyens nécessaires pour accomplir cette mission.
2- Cartographier les traitements de données
Dressez un inventaire des activités qui impliquent des données personnelles. Cette étape vous permettra de produire une cartographie précise et un registre des traitements.
3- Faire le tri dans les données
Vérifiez les durées de conservation des données et mettez en place des règles d’archivage. Supprimez les données inutiles ou obsolètes pour limiter les risques en cas de violation.
4- Sécuriser les données et vos relations avec les sous-traitants
Mettez en œuvre des mesures de cybersécurité et de sécurité physique adaptées à vos ressources et à la sensibilité des données traitées. Veillez également à ce que vos contrats de sous-traitance respectent les exigences de l’article 28 du RGPD.
5- Anticiper les droits des personnes concernées
Préparez-vous à répondre efficacement aux demandes d’exercice des droits (accès, rectification, suppression, opposition, etc.) des personnes dont vous traitez les données.
6- Communiquer et sensibiliser
Faites preuve de transparence vis-à-vis des adhérents, bénévoles et bénéficiaires. Expliquer clairement comment leurs données sont utilisées renforce la confiance. Pensez également à sensibiliser vos équipes et vos bénévoles aux enjeux de la protection des données.
En conclusion :
La mise en conformité au RGPD n’est pas une contrainte, mais une opportunité pour les associations de renforcer leur crédibilité et de protéger leur public. En anticipant les risques et en adoptant de bonnes pratiques, elles peuvent non seulement éviter les sanctions, mais aussi instaurer une relation de confiance durable avec leurs adhérents, donateurs et bénéficiaires.
Bien que ces étapes constituent une base solide, elles ne suffisent pas toujours à couvrir l’ensemble des obligations RGPD. La CNIL propose un guide de sensibilisation dédié aux associations (PDF), qui reprend les principes fondamentaux de la protection des données et détaille les premières étapes pour une mise en conformité efficace. Ce document est un outil précieux pour structurer votre démarche.
Besoin d’aide pour votre mise en conformité RGPD ? Contactez-nous dès aujourd’hui pour un accompagnement adapté à vos besoins associatifs !
